Administratie

Wat kunt u verwachten van het ESF-projectbureau?

• Als u de aanvraag heeft ingediend, wordt uw aanvraag beoordeeld op volledigheid. Er wordt gecontroleerd of alle vereiste documenten in het bezit van het SSFD ESF-projectbureau zijn (hierbij wordt onder andere gekeken naar de cursus, de inhoud, de duur en de kosten van de cursus).
• Vervolgens ontvangt de contactpersoon van het bedrijf een bevestiging per e-mail. Eventueel ontbrekende gegevens worden hierin kenbaar gemaakt.

 Per werknemer wordt vervolgens door het SSFD ESF-projectbureau een dossier opgesteld waarin alle gegevens worden opgenomen. Het SSFD ESF-projectbureau berekent vervolgens de hoogte van de subsidie, informeert u hierover en gaat uiteindelijk over tot uitkering aan de werkgever. De subsidie wordt per werknemer berekend. Er is 1 moment van uitbetaling vastgesteld, namelijk na afloop van het project. Dit zal naar alle waarschijnlijkheid begin 2013 zijn.

Wat moet u doen? 

 

Als u een ESF-subsidie wilt aanvragen, moet u enkele formulieren invullen en enkele documenten meesturen.

Wat moet u invullen en opsturen?

• Het originele en getekende werkgeversformulier (te downloaden van deze site).
• Een kopie van het uittreksel Kamer van Koophandel (niet ouder dan zes maanden).
• Het originele en getekende werknemersformulier (te downloaden van deze site).
• Een kopie van de loonstrook van de medewerker waarvoor u subsidie aanvraagt (dit dient een loonstrook te zijn uit de beginperiode van de opleiding).
• Een kopie van de factuur die u heeft ontvangen van de opleider(s).
• Een kopie van het betalingsbewijs van de factuurkosten.
  Indien u gebruik maakt van batchbetalingen dient u ook een kopie van de volgende stukken toe te sturen
  - het bankafschrift met daarop het afgeschreven totaalbedrag van de batch
  - de pagina uit de batchspecificatie met daarop het betreffende factuurbedrag
  - de pagina uit de batchspecificatie met daarop het totaalbedrag van de batch (wat dan weer aansluit met het totaalbedrag op het bankafschrift).
• Een kopie van diploma/certificaat/bewijs van deelname.
• De ingevulde presentielijst met originele handtekeningen: deze handtekeningen mogen dus geen kopie zijn. U dient zelf een kopie hiervan in uw administratie te bewaren. De presentielijsten zijn te downloaden van deze site. Zowel op de presentielijst als op de factuur dient een verwijzing te staan naar de cursusnaam en de werknemer(s).
   

  Specifieke administratie m.b.t. BBL-opleidingen

  M.b.t. BBL-opleidingen geldt vanaf februari 2011 een nieuwe regeling. Vanaf dan wordt er voor BBL-opleidingen niet meer gekeken naar de werkelijke kosten, maar wordt er gewerkt met een standaard kostenbedrag van € 3.700,- per persoon per jaar voor een volledige kwalificatie.
  
  Voor een BBL-declaratie dienen de volgende stukken aangeleverd te worden:

  • Een kopie van de BPV-overeenkomst
  • Een kopie van het diploma.
    Indien de deelnemer nog niet beschikt over een diploma (omdat de opleiding bijvoorbeeld nog doorloopt) dient u de volgende stukken toe te sturen:
    - een kopie van de tussentijds verstrekte cijferlijsten
    - EN een origineel ingevulde presentielijst van de laatste opleidingsmaand (uiterlijk juli 2012). Deze individuele presentielijst kunt u downloaden onder het menu "formulieren". Het is belangrijk dat zowel de deelnemer als de docent de presenetielijst handmatig ondertekenen én dateren.
  • Een kopie van de salarisstrook van juli 2012 of van de volledige laatste maand waarin de deelnemer actief was in de opleiding,

   

 

U kunt de documenten per post verzenden naar het SSFD ESF-projectbureau.

 

SSFD ESF-projectbureau

Antwoordnummer 1096

5700 WB  Helmond

 

Alle documenten moeten uiterlijk 1 september 2012 in het bezit zijn van het SSFD ESF-projectbureau.

 

De spelregels voor ESF 

U kunt alleen een ESF-subsidie ontvangen, als u aan onderstaande spelregels houdt. Deze regels zijn opgesteld door de Europese Commissie en het Ministerie van SZW. SSFD moet deze regels naleven. Ook de hoogte van de verschillende tegemoetkomingen is vastgesteld, hiervan kan niet worden afgeweken.

 

De spelregels zijn:

 

• De cursus, waarvoor u een ESF-subsidie aanvraagt, moet gevolgd worden in de periode 1 februari 2011 tot en met 31 juli 2012.

• U kunt alleen aanspraak maken op de ESF-subsidie als uw bedrijf in deze periode voor deze werknemer en voor deze opleiding op geen enkele andere wijze al gebruik maakt van de ESF-subsidie.

• U moet als bedrijf onder het toepassingsbereik van SSFD vallen. Hiervan is sprake indien uw bedrijf onder toezicht van DNB (De Nederlandse Bank) staat.

• De werknemer die een cursus volgt, moet beschikken over een geldig arbeidscontract bij uw bedrijf.

• De tegemoetkoming in de opleidingskosten wordt alleen uitgekeerd als de werknemer minimaal 80% van de totale cursus aanwezig is geweest. Hiervoor moet de werknemer beschikken over een officiële en originele presentielijst. Een presentielijst kunt u downloaden van deze site en moet worden gedateerd en getekend door de werknemer én de docent.

• Alle documenten dienen uiterlijk 1 september 2012 in het bezit te zijn van het SSFD ESF-projectbureau. Documenten die later worden ontvangen, worden niet meer in behandeling genomen.

• De op de ESF van toepassing zijnde documenten dient u tot en met 2020 te bewaren in uw eigen administratie.

• U bent als bedrijf zelf verantwoordelijk voor de administratie.

• U dient tot en met 2020 beschikbaar te zijn voor potentiële controles.

• SSFD kan alleen uitkeren als alle formulieren volledig zijn ingevuld en alle bijlagen zijn meegestuurd.

• SSFD keert op 1 moment de subsidie uit namelijk na afloop van het project. Dit zal naar verwachting begin 2013 zijn.